九江学院院长办公室

党委办公室、院长办公室群众来信来访处理规定

　　为贯彻落实国家有关信访的法律、法规和《信访条例》，进一步加强学校信访工作，切实保障全校师生员工的合法权益，更好地维护学校稳定和发展大局，特制订本规定。
　　一、信访工作总体要求
　　以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，实践科学发展观，坚持执政为民的宗旨，密切党群关系，加强群众监督；及时化解矛盾，维护团结稳定，调动广大师生员工积极性，促进科学决策，促进学校各项事业不断发展。
　　二、信访工作范围
　　信访是指全校师生员工、校内设机构及与学校事务有关人员、组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向学校反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的活动。信访工作就是依法对以上信访事项进行办理。
　　三、信访工作原则　
　　1、信访工作人员应恪尽职守，耐心细致，秉公办事，不允许简单从事，互相推诿，徇私枉法。
　　2、分级负责，归口办理，谁主管、谁负责。
　　3、提高基层解决信访问题的能力，早发现、早介入、早处理、早反馈，力争把问题解决在萌芽状态。
　　4、启动信访快速反应机制，及时受理、快速反应、限期解决。重大信访事项要特事特办，及时妥善处理，并向学校主管领导汇报情况。
　　5、信访处理件件有结果，事事有回音，一包到底。
　　6、对信访事项保密。不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转送给被检举、揭发、控告的单位和个人。
　　7、把解决问题和教育疏导相结合，做好信访群众的思想稳定工作。
　　8、信访事项结案应事实清楚，定性准确，处理恰当，手续完备，处理意见落实。
　　四、信访工作程序
　　1、对信访事项进行编号登记，登记工作做到项目齐全、内容准确。
　　2、信访内容根据职责范围，由党办院办主任提出拟办意见。
　　3、信访工作人员根据办公室意见或按照学校党委领导批示把信访件转交有关部门处理，视不同情况确定处理期限。
　　4、信访工作人员及时催办、督办信访事项，审查处理结果。
　　5、信访事项处理完毕后，主办单位应把信访件和处理结果交回党办院办信访工作人员。
　　6、视情况将办理结果答复信访人，并报告做出批示的校领导。
　　7、及时分析和总结信访事项反映的情况和问题，提出建议，为领导科学决策服务。

党委办公室、院长办公室信息上报工作细则

　　为认真做好学校的信息报送工作，以达到院情上达，有利于扩大学院的对外影响，有利于上级领导部门对学院情况的了解和支持，促进学院的改革、稳定和发展，特制定如下信息报送细则。
　　一、信息报送工作是党办院办的重要工作之一，必须在学校的统一领导下，强化政治意识、责任意识、全局意识，做到客观、全面、迅速，有利于推动学院各项工作上台阶。
　　二、信息报送的内容为反映学院发展全局的新情况、新动态、新措施；中央、省、市各级领导到学校视察、布置、检查工作的有关情况和其它需要向上级报送的重要信息。
　　三、信息报送的单位主要为省教育工委、省教育厅、省政府办公厅和九江市委办公厅、市直工委等上级部门。学校贯彻落实上级指示和关于学校全局发展动态的信息原则上都要及时向市级领导部门汇报，其中，重要的信息还要及时向省级领导部门报送。
　　四、信息报送的主要种类为动态信息和计划、经验信息两类。动态信息在报送署名时，一律署“九江学院”。计划、经验类信息如经过了信息采写人员加工提炼，在观察角度上具有一定的个人特色，则署“九江学院×××”。
　　五、信息报送人员在紧密围绕中心工作报送信息的同时，要有计划地开展信息调研工作，善于在大量信息中选择与学校改革发展和稳定关系密切和急待解决，具有典型性、倾向性和苗头性的问题进行调研，在做好向学校党委、行政汇报的同时，采集有报送价值的信息，向上级汇报。
六、办公室成立以三位同志为主的信息报送小组，党办院办副主任为具体负责人，另两位同志具体负责信息的采写、核实和向上级报送工作。
七、所有向上级报送的信息在报送前，都要经党办院办负责人审阅批准，并经有关人员核实无误后方可报送；重要的报送信息在报送前还须经学校党政有关领导审核批准。

党委办公室、院长办公室保密工作制度

　　凡属上级下发的绝密文件、资料，未经批准，不得扩大阅读范围。绝密件的收发、传递，由党办院办机要秘书管理，专柜存放，未经发文单位批准不得复制、摘抄。绝密件，阅后应当天交还。严禁携带绝密件外出。不得将绝密事项转告他人。
　　对机、秘密级的文件、资料要加强管理。党办院办机要秘书要严格收发、传阅制度，未经批准不得复印，因工作需要复印，应办理登记手续，阅办后应及时将复印件交回党办院办。销毁不同密级的文件要按上级规定办理，不准向废品收购站出售秘密文件、杂志或资料。
　　不准在私人交往和通信中泄露国家秘密，不准在公共场所谈论国家秘密。
　　需要保密的各种会议，应根据会议内容确定到会人员，选择具有保密条件的会议场所，并采取安全保密措施。
　　做好计算机信息保密工作。凡秘密级以上的信息，严禁上国际互联网。
　　涉及秘密的电话、函电，要执行明电明复，密电密复的规定，确保通讯秘密。不准通过普通邮政传递属于国家秘密的文件资料和物品。

档案保管、保密、保卫制度

一、接收入馆的档案应该严格把握案卷质量和虫、霉变，发现有虫霉现象的案卷，须经处理后方能入库。
二、对库房的档案要经常进行检查，根据四季气候开窗通风，防止发生虫蛀和霉变。同时还要注意防灰、防火、防水。
三、档案工作人员要有高度的责任心，严防窃密、失密、泄密事故发生。
四、档案馆内保存的档案材料不得随意带出，其内容不得向无关人员泄露。未经档案馆人员同意，无关人员一律不准进入档案库房。
五、经常检查档案库房的门窗和电线，发现问题及时处理。
六、档案库房的消防器材必须齐全，并经常进行检查，保证随时可供使用。
七、节假日前夕，全面进行一次安全设施检查，以确保库房的绝对安全。

档案材料归档制度

　　一、档案的归档范围：文书档案、基建档案、财务档案、教学档案、科研档案、人事档案、声像档案等。
　　二、校属各单位办理完毕的具有保存价值的文件材料，按各类档案的整理方法，装成数盒，在翌年的上半年内向档案馆移交。
　　三、归档的文件材料应按它们自然形成的规律，保持它们的内部联系，根据具体情况装成数盒，使归档的档案能正确反映本单位各项工作活动，并且便于查找利用。
　　四、各单位在整理档案时必须把党群和行政的文件材料分开整理归档。
五、具有永久和长期保存价值的档案，盒内文件要逐张编号，备有文件目录，并附上“备考表”。
　　六、向档案馆归档的档案，应编有档案目录。档案馆接收档案时应查对清楚，并由交接双方在移交目录上签字。

借出查阅档案文件规定

　　一、借出、查阅学校各类档案的人员须逐项填写《借、阅档案文件申请单》，按规定办理利用档案、文件的手续。
　　二、查阅密级文件，需由校长或书记签字。非密级文件由党办、院办主任或所在部门负责人签字。
　　三、借阅学院《党委会记录》和《院长办公会记录》由书记或校长签字后方可查阅、借出。
　　四、借阅文书人事、财务档案由校长或书记签字，借阅基建、教学档案由分管副校长签字。如校领导不在校或急于办理时，可授权有关职能部门负责人代批。职能部门借阅本部门主管工作范围内的业务档案可直接办理 ( 人事部门工作人员不得借阅本人档案 ) 。
　　五、复印档案、文件的有关内容，须在《借、阅档案、文件申请单》上的备注栏内写明复印的理由及简要内容。并要由签字领导的“同意复印”的明确意见。
　　六、借出、查阅档案、文件的人员负有对档案、文件内容保密、保管的责任。
　　七、学校的各种证件按第一条办理借阅手续，由各分管校领导签字。

党委办公室、院长办公室文印管理制度

　　一、文印人员要热爱本职工作，认真钻研业务，熟炼掌握打字、复印，制卷等技术，保质保量地完成领导交办的任务。
　　二、严格文印制度，建立打印，复印、制卷手续，经部门领导签字同意，复印 10 　　份以内的可直接在文印中心复印， 10 份以上的必须经办公室主管负责人签字后方可复印或制卷。如未经领导同意，文印员有权拒绝打印或复印。
　　三、各部门打印的文件必须由各部门负责人签字后交文印中心按先后顺序安排打印，五张以内的文件提前三天送文印中心，五张以上的文件 ( 含五张 ) 提前一周送文印中心；送稿人员控制置留时间，任何人未经允许，不得随便翻阅打印文稿。
　　四、打印底稿必须字迹清楚，段落明确，修改部分易于看懂；文印室打好样张后由送稿人校核签字，经校核更正后印出的资料如仍有明显错误，应由校核人负责。
　　五、文印设备由文印员专人负责，任何人不得随便开启机器自行操作。
　　六、文印员应做好节约工作，反对浪费，努力提高成品率，文印原料严格控制，既不浪费又不外流。
　　七、文印中心是学院文印保密工作场所，不准学生进入文印中心取送文印资料，严禁无关人员在文印中心逗留。
　　八、试卷不打只印，印制必须指定专人现场监印，印毕即拿走，印制过程的保密工作由该人全程负责。
　　九、文印中心人员必须严格按以上规定执行。