党委办公室、院长办公室
机构设置、工作职责及人员岗位职责

一、党委办公室、院长办公室机构、岗位设置
（一）领导职数：设主任1名、副主任3名
（二）机构和岗位设置
1、秘书科：科长1人、副科长1人、机要秘书1人。
2、督查室（综合科）：督查室主任（副处级）兼综合科科长1人、副科长1人、秘书1人。
3、行政科：科长1人、科员1人、工勤人员2-3人、机务员1人。
4、档案馆（副处级）：馆长（办公室副主任兼）1人、副馆长1人、科员3人。
5、车队：队长（办公室副主任兼）1人、副队长2人、管理员2人（大车、小车管理员各1名，兼驾驶员）、核算员1人、办事员1人、驾驶员若干人。
6、文印中心：副科级管理员1人、工勤人员3-4人。
二、党委办公室、院长办公室工作职责
（一）负责学校日常校务工作，全校重要活动的组织与协调；
（二）负责校党委会、书记办公会、校长办公会、校级工作会议的组织与安排；
（三）负责上级布置的重要工作及学校重大决议、决定和校领导重要批示的督办督查工作；
（四）组织起草学校的发展规划、工作计划、工作总结等重要文件；组织起草学校领导报告、讲话稿，编辑《九江学院大事记》和《九江学院年鉴》；
（五）根据校领导的指示和授权，综合协调学校的党务、政务和事务；
（六）负责校领导的秘书工作，协调安排校领导的校务活动和联系基层工作；
（七）负责机要文件和公文处理，统一印制、管理校级公文；
（八）负责全校保密工作的组织、宣传、教育、检查工作；
（九）负责学校政务信息化建设与管理和动态信息的收集、整理、上报工作；
（十）负责群众来信来访和网上“校长信箱”、书记信箱的回复工作；
（十一）负责学校教育事业统计和基本工作状态统计工作；
（十二）负责校党委、校行政印章和介绍信的管理和使用工作；
（十三）编辑《信息汇要》、《校领导参阅件》和《情况简报》；
（十四）负责学校接待与对外联络工作；
（十五）负责学校档案馆的管理、建设工作；
（十六）负责全校通讯管理、车辆管理工作；
（十七）完成校领导交办的其它工作。
三、办公室主任、副主任岗位职责
（一）办公室主任岗位职责：负责办公室的全面工作。
（二）分管党务工作副主任岗位职责：协助主任分管办公室党务工作和督查室、综合科工作。
（三）分管政务工作副主任岗位职责：协助主任分管办公室政务工作和秘书科、文印中心工作。
（四）分管事务工作副主任岗位职职责：协助主任分管办公室事务和行政科、车队工作。
四、秘书科工作职责及人员岗位职责。
（一）秘书科工作职责
1、负责校长办公会、校级工作会议的组织与安排；
2、负责起草学校的发展规划、工作计划、工作总结等重要文件；组织起草学校领导报告、讲话稿；
3、负责校级公文的统一印制、发送、管理等工作；
4、负责和网上“校长信箱”、书记信箱的回复工作；
5、负责学校教育事业统计和基本工作状态统计工作；
6、负责校党委、校行政印章和介绍信的管理和使用工作；
7、负责学校内、外各类公文的收、发、送、转工作；
8、负责各类公文的整理、收档工作；
9、编辑《九江学院大事记》；
10、完成校领导和办公室领导交办的其它工作。
（二）科长岗位职责
1、在办公室主任、副主任的领导下，负责秘书科日常工作、总体建设和业务管理；
2、具体负责学校院长办公会议及其它由校领导召集的综合性会议的筹备、通知、记录、整理，编写会议纪要、抄告单，并督促检查会议决定执行情况；
3、负责以学校和学校办公室名义上报下发的文件的起草及其编号、初审、校稿、印制工作；
4、参与起草学校工作报告、请示、工作计划、对外函件等各类文字材料；
5、负责学校印章、学校领导名章和介绍信的管理与使用；
6、负责校领导信箱管理和来信来电办理工作；
7、完成领导交办的其他工作。
（三）副科长岗位职责
1、协助科长做好以学校和校办名义上报、下发文件的起草及编号、初审、校稿、印稿工作；
2、负责学校综合性会议和校领导召集的有关会议的筹备、通知、记录等工作；
3、协助科长管理校领导信箱和来信来电办理工作；
4、负责学校内、外公文的收、发、送、转及整理、收档等工作；
5、负责学校教育事业统计和基本工作状态统计工作；
6、参与起草学校工作报告、领导讲话、请示、工作计划、对外函件等各类文字材料；
7、编写学校大事记。
（四）机要秘书岗位职责
1、具体做好学校内、外公文的收、发、送、转等工作；
2、具体做好学校各类公文的整理、收档工作；
3、具体做好填写、报送高基报表等数据上报工作；
4、各类机要文件的收文、登记、呈批、传递、催办和整理归档，并做好复印登记及分发工作；
5、学校内部机要文件的起草、印发工作；
6、完成领导交办的其他工作。
五、督查室（综合科）工作职责及人员岗位职责
（一）督查室（综合科）工作职责
1、在办公室主任、副主任的领导下负责综合科的日常工作；
2、负责书记办公会议和党委会议的记录、党委会议题的收集、党委会会议纪要的拟制，并协助办公室主任督促检查党委会议决议事项；
3、承办报送学校的涉及综合口工作的各类请示、报告和其他文件；
4、负责起草学校或办公室涉及综合工作的各类文稿及会议纪要；
5、开展调查研究，及时收集整理学校有关情况、高校动态、工作经验、提供信息和提出意见或建议，编发《校领导参阅件》；
6、参与组织全校性综合工作方面的重大活动；
7、负责学校涉及综合口有关决定事项的督办工作；
8、负责全校党务、政务信息工作，负责编发《信息汇要》和每周《校领导主要活动安排表》；
9、承办涉及综合口方面的群众来信、来访工作；
10、承办学校和办公室领导交办的其他工作。
（二）综合科科长岗位职责
1、参与起草学校年度工作计划、总结（党务工作方面）和学校主要领导的讲话稿；
2、负责书记办公会议和党委会议的记录、党委会议题的收集、党委会会议纪要的拟制，并协助办公室主任督促检查党委会议决议事项；
3、负责党委会议有关决议抄告单的拟草、转达工作；
4、协助办公室领导审核以学校党委、行政和办公室名义制发的有关文件、材料；
5、协助做好学校中心工作的调研工作，负责收集、积累资料，为领导提供决策依据；
6、会同有关部门做好有关信访件的转办、汇总、上报工作；
7、完成领导交办的其他工作。
（三）综合科副科长岗位职责
1、参与学校年度工作计划、总结、有关文件（党务工作方面）和领导讲话稿等材料的起草工作；
2、负责《信息汇要》、《校领导参阅件》的信息收集、编印、发送工作；
3、负责向省、市委、政府办公厅和省教育工委、省教育厅办公室报送信息工作；
4、负责对各二级学院、各部门报送、采用信息情况进行登记和初步汇总、把关，并按年度进行考核，根据考核结果向办公室提出表彰建议；
5、参与有关调研工作；
6、负责全校党务、政务信息的网络建设与管理；
7、做好领导交办的其他各项工作。
（四）秘书岗位职责
1、参与学校年度工作计划、总结、有关文件、领导讲话稿等材料的起草工作；
2、负责党委重大决策、重要工作部署的督查：
（1）承办中央、省委及教育部、省教育工委、教育厅、市委重要文件贯彻情况的督查；
（2）承办党委会议、行政办公会所作出的决议、决定及学校重要工作部署的督查；
3、承办领导批示、交办事项的督查：
（1）承办党委领导在文件、函信上批示事项的督查；
（2）承办校领导批示或口头交办事项的督查；
（3）办公室同志发现的应当督查的问题，在报请领导同意后，进行督查；
4、承办上级机关转来的领导批示件的督查；
5、负责编印《督查通报》；
6、负责编制每周《校领导主要活动安排表》；
7、做好领导交办的其他各项工作。
六、行政科工作职责及人员岗位职责
（一）行政科工作职责
1、协助办公室领导负责全校性会议和大型活动的协调与服务工作；
2、负责学校对外联络和接待服务等工作；
3、负责校领导和办公室的报刊、邮件收发、分送工作；
4、负责学校会议室使用、维护及设备管理工作；
5、负责行政楼安全工作和干部行政值班日常管理工作；
6、负责校领导办公室内务整理、卫生整洁和饮用水的供应工作；
7、负责校领导办公室的办公用品和日用品的采购及配用；
8、负责全校通讯工作及全校（主校区）学生公寓电话的安装、维修等事宜；
9、负责办公室工作人员的考勤报送工作；
10、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
（二）科长岗位职责
1、在办公室主任、副主任的领导下，负责行政科日常工作、总体建设和业务管理；
2、负责全校性会议和大型活动的协调与服务工作；
3、负责科室劳动考勤；
4、负责学校对外联络和接待服务等工作；
5、负责督促本科室完成学院报刊、邮件收发、分送工作；
6、负责学校会议室使用、维护及设备管理工作；
7、负责行政楼安全工作和学校中层干部行政值班日常管理工作；
8、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
（三）管理员岗位职责
1、协助科长开展综合科内部事务性工作；
2、负责做好院领导和院办领导交代的工作；
3、负责会议室的使用安排和音响,视频系统设备的管理和调试；
4、协助科长完成"迎来送往"等参观和会议的具体性事务；
5、负责办公室工作人员的考勤报送工作。
（四）工勤人员岗位职责
1、负责校领导办公室内务整理、卫生整洁和饮用水的供应工作；
2、保证办公楼内公共场所的卫生干净整洁；
3、负责各个办公室、会议室及公共场所资产设备的保管和保养工作做到完好齐全,有问题时做到即时报修；
4、负责校领导办公室的办公用品和日用品的采购及配用,做到无缺漏；
5、协助主任、科长做好每次大小型会议会前会场的布置工作,保证整个会务中冷热水饮用水的供应以及做好会后的收场整理工作；
6、负责校领导、办公室各科室报刊信件的收发工作；
7、协助秘书科及各部门、处室做好文件的上传下达工作；
8、做好外来客人的接待服务工作；
9、每天下班后负责检查好各个办公室、会议室门窗以及电源，做好安全防范措施。
（五）机务员岗位职责
1、负责全校各办公室电话的安装、移机、维修的受理事宜；
2、负责全校（主校区）学生公寓电话的安装、维修等事宜；
3、负责全校移动、固话网通信的各项业务的咨询受理（如：入网、虚拟网优惠功能等）；
4、负责全校通信网的布线、管道施工等电信施工事宜；
5、协调移动、电信无线基站的建设、管理、网点布置；
6、完成领导交办的其他事项。
七、档案馆工作职责及岗位职责
（一）档案馆工作职责
1、负责全校各类档案、资料的收集、整理、建档、保管工作；
2、做好档案材料的保管保密和保护工作；
3、开展档案宣传工作活动，提高全校师生员工的档案意识；
4、负责全校档案工作的业务指导、督促检查工作；
5、积极开发档案信息资源，实现档案信息开发、管理与利用计算机化、数据库化与网络化；
6、开展档案学术研究。
（二）档案馆馆长岗位职责
1、在办公室主任领导下主持档案馆的各项工作；
2、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和法规；
3、计划、组织、协调、控制并监督、检查档案馆各岗位职责和工作；
4、具体负责档案馆现代化管理，数据库建设；
5、负责处理馆内行政事务并负责对外联系和接待。
（三）档案馆副馆长岗位职责
1、协助档案馆馆长做好档案馆日常管理工作；
2、协助档案馆馆长做好现代化管理、数据库建设；
3、负责档案馆各项业务建设（馆藏建设、人员素质建设；信息开发服务利用与检索工作建设；档案案卷质量与收集档案完整、准确、系统性建设及全校各单位兼职档案员建设和业务指导工作）；
4、开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全院师生员工的档案意识；
5、指导并承担档案的编研任务和学术研究。
（四）档案管理人员工作职责（党群、行政、外事、财务、仪器设备等类档案）（教学、科研、出版、基建、声像等类档案）
1、在馆长领导下，认真贯彻执行《档案法》，遵循档案工作的方针、政策；
2、按照档案管理标准做好所分管的各类档案的收集、整理、编目、保管、计算机录入、编研与提供利用等工作；
3、结合工作实际学习档案专业知识与现代化管理知识，积极开展档案学术研究；
4、积极与所分管的各类档案的对口部门进行业务联系，保证所分管的各类档案按规定的标准进馆；
5、积极开发档案信息资源，实现档案信息开发、管理与利用计算机化、数据库化与网络化；
6、负责指导、监督、协助有关部门、二级学院兼职档案员的立卷归档工作；
7、采取各项有效措施做好计算机、档案库房的安全管理工作与档案的保密工作；
8、完成馆领导交办的其它各项工作。
（五）人事档案管理人员工作职责
1、在馆长领导下，认真贯彻执行《档案法》，遵循档案工作的方针、政策；
2、收集、鉴别、整理、保管干部、工人档案材料；
3、办理干部、工人档案的查阅、借阅；
4、做好档案材料的保管保密和保护工作，确保档案材料的完整与安全；
5、促进人事档案管理科学化、现代化；
6、与学校组织、人事部门建立工作联系制度。按规定接收组织、人事部门转来的人事档案；
7、完成领导交办的其他工作。
八、车队工作职责及岗位职责
（一）车队工作职责
1、组织好车辆运行和保质保量地完成出车任务；
2、合理使用车辆，保证车辆的合理调配；
3、负责车队维修、保养，负责定期和不定期对车辆进行安全检查；
4、加强经营管理，提高经济效益；
5、完成院领导临时交办的其它的各项工作任务。
（二）车队队长岗位职责
1、在办公室主任领导下，负责车队全面工作和处理车队日常事务；
2、遵照学院的出车任务，出车计划和派车指令，具体组织好车辆运行和保质保量地完成出车任务；
3、负责组织全体驾驶人员政治思想和业务学习，提高驾驶员安全行车教育和职业道德教育，强化修养提高素质；
4、负责车队驾驶员认真学习交通法规，加强法制观念教育，严格遵守交通规则和各项规章制度，做到不违章、杜绝重大事故发生；
5、负责车队维修、保养、汽车配件的计划，严格控制资金使用，节约开支；
6、认真做好各项技术指标的制作，管理、降低运行消耗，建立健全技术档案，保持车辆装备齐全，确保车辆性能随时处于优良状况；
7、负责驾驶员的考勤工作，严格执行规章制度，秉公办事，赏罚严明；
8、合理使用车辆，保证车辆的合理调配，加强经营管理，提高经济效益；
9、完成院领导临时交办的其它的各项工作任务。
（三）车队副队长岗位职责
1、协助车队队长抓好车队日常事务；
2、在队长领导下，负责全队的车辆调度，根据用车单位派车单，下达出车任务，填写好派车登记表；
3、负责定期和不定期对车辆进行安全检查，开展优质服务竟赛，不断提高服务质量；
4、协助队长建立健全各项原始车辆档案，公布车辆的运行消耗，合理使用车辆，保证车辆的合理调配使用；
5、协助队长与有关管理单位进行业务联系；
6、做好对车队车辆年检、保险等各类手续的按时办理；
7、及时发现并向车队队长反映驾驶员的思想状况，做耐心细致的解释说服工作；
8、完成领导交办的其它各项工作任务。
（四）驾驶员职责
1、认真学习和执行车辆管理的各项规章制度；
2、爱护车辆装备，及时检查维修，保持车室整洁，车况良好；
3、遵守交通法规，正确驾驶车辆，爱护乘载人员物资，圆满完成车辆保障任务；
4、认真钻研技术，提高技术水平；
5、服从车队领导分配，坚守工作岗位，保证随叫随到不误出车；
6、做到不违章，杜绝重大事故，消灭一般事故，不出责任事故；
7、严禁无证开车，酒后开车，带病出车，确保行车安全；
8、按车队制定的奖优罚劣制度考评，争当“红旗车驾驶员”。
（五）车队管理员职责
1、积极主动配合领导做好车辆的维修保养工作；
2、熟悉所管理的车辆及车况；
3、根据车辆使用情况，合理地进行维修保养；
4、严格执行车辆保养制度，加强预防性的检查维修工作；
5、认真落实车辆维修登记制度，节约车辆的维修成本，提高车辆使用效率。
（六）办事员职责
1、认真圆满地完成领导交给的各项工作任务；
2、熟悉本职工作的特点，提供优质服务；
3、负责车队的日常勤务工作；
4、负责车辆对外使用的帐目往来事宜；
5、负责车队对外的联系事务。
（七）核算员岗位职责
1、熟悉掌握学院财务制度，维护学院财经纪律；
2、负责结算运费，按月将派车单分类，统计运输公里，计算运费；
3、负责驾驶员出车补贴、差旅费、安全奖和其他费用计算、发放；
4、负责日常收费开票工作；
5、负责车辆维修、配件采购、车辆过路、过桥、停车等费用报帐单的审核工作。
九、文印中心工作及岗位职责
（一）文印中心工作职责
1、负责校领导和办公室领导文稿的打印工作；
2、负责学校党委、行政和党办、院办及相关部门文件、材料的打印、制作；
3、负责全校有关试卷的印制工作；
4、做好相关文件、材料的保密工作；
5、完成领导交办的其他事项。
（二）文印中心主任管理员岗位职责
1、负责文印室人员管理工作；
2、负责与有关部门接洽文印任务；
3、负责文印任务安排工作；
4、负责保证文印制作质量；
5、负责文印中心经济核算工作；
6、完成领导交办的临时任务。
（二）文印打印员、文印印刷员岗位职责
1、树立为教育教学服务的思想，积极主动地开展工作，努力学习，认真钻研业务，不断提高文化素质和业务水平；
2、严格执行文件打印、印刷的规定和程序，履行签字登记手续；
3、保证文印质量。打字、校对的内容正确无误，格式规范，印刷清晰，文面整洁；
4、操作熟练，能排除一般故障，爱护设备设施，设备出现故障及时查明原因，做好记录，并通知修理部门检修；
5、保持工作环境的清洁卫生，落实有关安全防范措施，不出现工作事故；
6、接受任务要积极主动，遇有急件或紧急任务应加班打印，按要求及时、迅速、准确地完成；
7、完成领导交代的其他各项任务。